シングル&ワーキングママのぽんちゃん日記

『楽しい生活』が信条♡公認心理師でシングルママの情報発信ブログです。起立性調節障害の娘との生活、お金の話など生活に密着した話題をお届け♡

ついつい先延ばしになってしまうタスク、どう処理する?公認心理師おすすめの今日から役立つライフ・ハック①

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やらなければいけないことがあるのに、ついつい先のばしにしてしまうこと、ありませんか?

今回は、そんなときにどう処理するか。

ちょっと視点をかえての、おすすめ対処法をご紹介します♡

 

 

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問題の所在 

 

私は細かいことから大きなことまで、タスクを先延ばしにすることはよくあります。

 

例えば、ちょっとしたお金を銀行に振り込むとか、PTA関係の書類を提出するとか。

会社の報告書でも『やらなきゃ。やらなきゃ』と思いつつ、なかなか手がつけられないことも過去にはたくさんありました。

 

課題、やらなきゃいけないことは、期限に間に合わないと大変です。

 

でも、焦るだけ焦って気をもんでも、最終的には、意外と期日までにはなんとかなっているってこと多くないですか?

 

ここで質問です。

 

やらなきゃいけないことを、先延ばしにして、期限には間に合っている。

これって何か問題があるでしょうか? 

 

実際のところ、期限に間に合ってるなら問題ないやん😚』なんです。

 

でも、いつも課題を先延ばしにして苦労していますよね。

 

この場合、実は、困っているのは期限に間に合わないことではなく、課題をこなすまでに

『ああ、あれやらなくちゃ💧』

『まだ手をつけてないけど、そろそろ取り掛からなくちゃ』

『やるのを忘れたら大変だから、忘れないようにしなくちゃ』

などと、幾度となく頭の中で考えてしまう。

 

この頭の中で繰り返し考える、というのがかなりな負担になっているのですね。

 

ドキドキしながら、はたまた不安や焦りを覚えながら、何度も『しなきゃいけない』ことが頭に浮かんでしまう、これは脳にとってはとってもストレスなんです。

 

では、この脳への負担をどう減らすか?

 

 

脳への負担をどう減らす?方法はとってもシンプル

 

ポイントは『何度も頭の中で思い返してしてしまう、とっても気になるタスクを、信頼できる外部の媒体に覚えてもらう』こと。

 

そして『一度、外部媒体に覚えさせたら、自分はスッキリそのことに関して忘れること』の2点です。

 

外部媒体というと大げさですが、スケジュール帳とか、スマホのカレンダー機能とか、そんな身近なものでいいんです。

 

手順は、まず課題の内容を分析して、取り掛かってから課題をやり終えるまでにどのくらい時間がかかるかを考えます。

1時間でできる場合もあるでしょうし、1か月かかることもあるでしょう。

 

そうした見立てができたら、期限から逆算して『いつ、このタスクについて思い出せば大丈夫か』という、思い出せばいい日を特定します。

 

そして、その特定した日に『報告書の準備開始。締め切り〇月〇日』等と、分かるようにスケジュールに印をします。

 

これだけ!超簡単です。

 

 

具体的にはどうする?

 

紙のスケジュール帳を使っている人は、行動をスタートしたらいいその日に、分かりやすくメモしておくとか、付箋を貼っておくとかですね。

 

わたしは付箋が好きなので、よく手帳に付箋を貼っていますが、取り掛かればいい日が前日の夜か当日の朝に自分で分かればいいので、お好きなスタイルで何でもいいです。

 

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スマホのスケジューラーを使っている人は、リマインド機能を使って当日の朝8時ころにキロリン♬とか、音が鳴るようにしていてもいいかもしれませんね。

 

ここで同じ発想に基づく、だいぶ前(10~20年前?)にアメリカの一部で流行っていた『43フォルダーズ』というタスク管理方法を、超アナログだけどえもいえぬ味わいがあって面白いのでご紹介します♡

 

一時期めっちゃ流行ってたので、すでにご存じで懐かしく思い出される方もいるかも(笑)

 

これ、その名のとおり、43個のフォルダーを使ってタスク管理をする方法です。

 

43個のフォルダーとは

1日~31日までの日付のナンバーが入った31個のフォルダー &

1月~12月までの月が書かれた12個の合計43個のフォルダーです。

 

手前に日付のフォルダーおいて、後ろに月のフォルダーをセットします。

 

そして今日の日付のフォルダーが一番手前に来るようにします。

 

例えば、今日が2月25日だとすると、一番手前のフォルダーは25日の日付フォルダーがきて、その後に26日~31日までの日付フォルダーが続きます。

 

31日の日付の後は、3月の月フォルダーとその後ろに1日から24日までの日付フォルダーが並びます。

 

*見にくい絵ですまん!

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 この日付フォルダーの中に、その日にすること、その日からスタートすることに関連するものを放り込んでいくんです。

 

2月時点で、例えば、4月に予定が入っている場合、日付は特定せずに、月フォルダーに放り込みます。

 

月の末日には翌月の月フォルダーが手前に来るので、そのタイミングでまだ日付を特定していないタスクが翌月の月フォルダーに残っていたら、ささっと分類して日付の方に放り込み、翌月1日が始まるまでに月フォルダーを後ろにもっていきます。

 

と、文章で説明しても分かりにくいですよね。

10年前のレトロなYou Tubeをみつけたので載せておきます✨

 

英語ですが、4分弱と短く、内容も分かりやすく説明されているので、英語の勉強もかねて、ぜひ、みてみてください♡

 

youtu.be

 

かつては、このフォルダーの中に、航空機のチケットやホテル・リザベーションの紙、請求書などを皆さん入れていました。

でも最近は、航空機チケットなども、みんなスマホですもんね。

 

私個人の状況はというと、職場ではだいぶペーパーレスが進んでいますが、子供の学校、町内の自治会関係など、プライベートではまだまだ紙が残っています。

 

なので、細かいスタート日などは手帳にメモしつて、書類をあちこち探さなくていいように、月のフォルダーのみ作成し(←これだとあまり場所をとらない)、その中に、子供の予防接種関係の紙とか、車検の資料とか、いろいろ放り込んでいます。

 

先日は、ユニバーサルスタジオのQRコードのパスを、わざわざダウンドーロして入園日に取り出すまでしばらく入れていました。

だって、USJの入り口で、スマホがどうにかなってチケットのコードを表示できなかったらショックだもん。

 

フォルダー、まだまだ活躍の場はあるかも!?です。

 

とってもペーパーレスな人は、PCやスマホ上に43フォルダーズ的なものをつくってもいいかもしれませんね。

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忘れること、それが大事

 

この方法の重要なところは、外部の紙や電子機器に自分の課題を覚えてもらう。

そして、自分は課題を忘れることです。

 

頭の負担を減らして、頭に休憩してもらおう作戦です。

 

私は、この方式を取り入れてから、とっても気が楽になりました。

 

取り掛かる前にあれこれ気にしても、課題が早く終わることは少ないし、『ああ、あの課題が・・・』と思い悩んでいる時間はある意味無駄です。

脳にもとっても負担がかかります。

 

みなさんも手帳やスマホに覚えさせたら、後は、取り掛からなくちゃいけない日が来るまで、ゆったりした気分で過ごし、お友だちやご家族との時間を楽しみましょう!

 

課題になかなか取り掛かれず、期限に間に合わない人の課題処理方法については、また、別の機会にご紹介できたらなと思います。

 

今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。